社会人として知っておきたい

■「あの件はどうなっているか？」と聞かれる前に、自分から仕事の進み具合を報告しましょう。

■面倒がらずにこまめに報告する事が大切です。

■相手の都合を考慮し、忙しそうなときは控えましょう。

■メモで伝える方法もあります。

■ただし、緊急事態発生という場合は、ただちに報告をしましょう。

■「今、よろしいですか」と尋ねて、了承を得てから報告に入りましょう。

■「○○の件についてご報告します」と、まず内容を明らかにしましょう。

■結論を最初に言いましょう。経過説明は簡潔第一ですが説明を求められたらT寧に話します。

■5W3Hをふまえ、わかりやすく正確に伝えましょう。

■事実のみを簡潔に報告し、憶測や私見は別にしましょう。

■自分の不都合なことも隠さず報告しましょう。

■自分の意見を言う場合は、報告の最後に

■「これは私の考えですが」と断ってから私見を述べるようにします。

■詳細な説明が必要な場合は、見やすい資料やデータなどを用意して報告をします。

■報告は指示・命令をした人に行います。

■他の人への報告は本人への報告が済んでからにしましょう。

■「報告」は、それまでに起きた「過去」の事実を伝えることです。

　「期日に間に合わなかった」というのは「報告」です。

■一方「連絡」は、これから行う「未来」の内容になります。

　「期日に間に合わない」というのは「連絡」です。

■状況に応じて必要な「報告」や「連絡」を行うことが大切です。また、今日の仕事を「報告」する際に、明日の予定もセットで「連絡」する習慣をつければムダが省けます。

PLAN (計画）

→DO (実行）

→CHECK (結果の確認）

→ACTION (手直し）

■紹介してもらいたい人を先に紹介する。

■紹介する人が複数の場合は、親しい人、年齢の低い人、社会的地位の低い人から順に紹介する。

■他社を訪問したときは、訪問をしたほうが先に同行者を紹介する。

■氏名、身分、職業、専門、紹介者との関係、紹介の目的などを簡潔に。

■説得とは納得させて行動をとらせること。

■自分の意思で行動を起こさせる。

■相手の不安をなくすこと。

（失敗するかも、仕事が増える、時間がない、損をしそう、難しそう）

■相手が率直に受け入れてくれるような環境で。

■関心をひくようなポイントを抑える。

■相手の考えを把握して、相手に合わせるように話す。

■内容を具体的に説明する。

■無理をせずワンクッションおく。

■根気よく繰り返す。

■補助力（物カ・金カ・権力など）を利用するテクニックも。

■誠意をもって対処する。

■相手の言い分は、冷静に、最後まで聞く。

■苦情から逃げない。

■相手の意見を熱心に聞くことにより、相手の欲求不満を解決する。

■手が話を終え、落ち着いたところを見はからって説明する。

■説明は穏やかに、かつ率直にする。

■相手の思い違いであっても、相手を攻めない。

■相手の手違いや不当な要求については、部分的に確認して同意を求める。

■相手の立場を認めると同時に、自分の立場も理解してもらう努力を。

■誠意をもって納得できる解決法を見いだす。

　コンプライアンス（法令遵守）は、社会生活において非常に重要な要素です。さらに法令違反で無くても、モラル（道徳・倫理・品性）を保つことも同様です。近年、横領や詐欺などがニュースでも大々的に扱われますが、もし、そのような行為に気づいたら毅然と発言できる態度が現代のビジネスパーソンには求められています。黙って見逃すのは人間としてのモラルに反することです。まずは信頼できる上司に報告しましょう。上司から隠蔽行為を命令された場合は、はっきり断る勇気も必要です。コンプライアンス、モラルについては、言いにくいことでもはっきりと意見を述べることが必要です。

上司に対して提案する

上司のスケジュール、状況を把握しておき、忙しくないときを見計らって声をかけましょう。また話の内容は簡潔にまとめておき、結論から先に話しましょう。経緯はそのあとに状況に応じて補足しましょう。

「今、お時間よろしいですか？」

「実はA社との取引で2つの案を考えています。部長のお考えはいかがでしょうか？」

頼まれた仕事を断りたいとき

すぐ「できない」とは言わず、現状を率直に話して、上司の判断をあおぎましょう。

「A部長に明日までにB社の見積り作成の仕事を頼まれておりますが、どちらを優先させたらよろしいでしょうか」

「今、この仕事をしておりますが、そちらを先に終わらせたほうがよろしいでしょうか」

「あいにくこれから打ち合わせで外出するため、明日でよろしければできるのですが」

「○○ならできるのですが」のように代案を提示する方法もあります。

得意先に対して断るとき

■無理と思われる案件でも、相手の意見、依頼を充分聞きましょう。

■婉曲な言い方でニュアンスを和らげて断るようにしましょう。

「申し訳ございません。日程の調整がどうしてもつかず、今回はお引き受けいたしかねますが」

「また、機会がございましたら何とぞよろしくお願い申しあげます」

「お客様のおっしゃることはよくわかります」

「ただ、誠に恐れ入りますが、今回のお取引につきましてはご要望に沿いかねまして」

「私どもの力不足で申し訳ございません」

一度聞いたことを再度確認したいとき

申し訳ないという気持ちを込めること。そのときは必ずメモを取りましょう。

「何度も申し訳ないのですが、明日の打ち合わせは13時に第2会議室でよろしいでしょうか？」

わからなかった点、再確認したいことに絞って聞きましょう。

「さきほどお聞きしたA社との打ち合わせの件について、先方の希望日時についてもう一度伺いたいのですが」

緊急事項を伝えたいとき

後回しにされないために「緊急」の内容であることをまず告げましょう。

「至急、ご指示いただきたいことがあるのですが、少しお時間よろしいでしょうか？」

まず、結論だけを報告します。詳細については上司に求められたら説明しましょう。

「A社から部品の納期を15日までにして欲しいと依頼がありました。製造元のB工場では、何とか対応可能とのことですが、課長とご相談したい点があるそうです」

同僚と意見が違うとき

相手がどのように結論を導いたかを聞いてから判断しますしょう。

「企画のテーマは若い女性向けの新商品についてということでよろしいでしょうか」

「どういうところから、このアイデアを考えられたのですか」

「A社への納品の件で、どのように日程を決めたのか教えていただけませんか」

友人の借金を申し出を断りたいとき

むげに断らない。

相手の事情を親身になって聞くこと。

自分の金銭状況をなるべく具体的に話し、納得してもらいましょう。

「親戚の結婚式が続いたせいで、やりくりが大変なんです」など。

あらぬ噂をたてられたとき

感情的にならず、必要以上に弁解しなければ、噂に尾ひれがつくこともありません。

「Aさんとの噂は、私とは関係ありません」

いじめやいやがらせを受けたとき

卑屈にならずに毅然とし、いやがらせなどに屈しない強さをさりげなくアピールしましょう。

「業務に差し支えるようないやがらせは、上司に相談させていただきます」

「お待たせいたしました」

「はい（お電話ありがとうございます）、○○社営業部でございます」

「○○会社の秋田様でいらっしゃいますね」

「いつもお世話になっております」

「福島でございますね。少々お待ちください」

「失礼ですが、どちらさまでしょうか」

「○○社の秋田様でいらっしゃいますね。福島と代わりますので少々お待ちください」

「（大変）申し訳ありません（ございません）」

「福島はただいま席をはずしております」

「あいにく福島は外出しております。15時頃には戻る予定でございます」

「戻りましたら折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか」

「こちらで福島と連絡をとって、すぐにお電話差し上げるようにいたします」

「よろしければご用件をうかがいますが」

（5W3Hをおさえてメモをとる）

「復唱いたします（繰り返します）」

「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）」

「ありがとうございました」

「失礼いたします」

「今後ともよろしくお願いいたします」

「○○社の福島です。いつもお世話になっております」

「お忙しいところ失礼いたします。私、○○会社の福島と申します」

「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか」

「○○社の福島でございます（です） 。いつもお世話になっております」

「○○の件ですが」

「○○点あります。まず1点目ですが」

「今よろしいでしょうか」

「少々お時間をいただけますでしょうか」

「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか」

「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか」

「伝言をお願いできますでしょうか」

「念のため確認させていただきます」

「失礼ですが、お名前をお教えいただけますでしょうか」

「念のため電話番号を申し上げます」

「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）」

「それでは、よろしくお願いいたします」

「失礼ですが、どちら様でしょうか」

「失礼ですが、どなた様でいらっしゃいますか」

「こちちで（少々）お持ちいただけますか」

「お約束でいらっしゃいますか」

「お約束をいただいておりますでしょうか」

「（申し訳ありませんが）私にはわかりかねますので、そちらにおります者にお尋ねください」

「申し訳ございません。○○は外出いたしておりますが、いかがいたしましょうか」

「お手数をおかけいたしますが、後ほど改めてお越しいただけますでしょうか」

「お呼び立てして申し訳ございません」

「○○から聞いておりましたので、お名前はよく存じ上げております」

「お気遣い（お心遣い）いただきまして、ありがとうございます」

「少々お時間をいただきますよろしいでしょうか」

「少々お時間をいただきますが、よろしいでしょうか」

「担当者が心得ておりますので、ご安心ください」

「後ほどお送りいただければ結構です」

「部長、よろしければご覧いただけますか」

「お手すきでしたら、お目通しいただけますか」

「お気に召していただけましたでしょうか」

「こちらにご印鑑をいただきたいのですが」

「お先に失礼させていただきます」